سامانه گردش کار مجوزهای اداری آساگارد

ارتباط گردش کار با سامانه حضور و غیاب آساگارد

گردش کار مجوزهای اداری به‌صورت یکپارچه با سامانه حضور و غیاب عمل می‌کند؛ به‌گونه‌ای که پس از تأیید درخواست‌هایی مانند مرخصی، مأموریت، اضافه‌کاری یا اصلاح تردد، اطلاعات مربوطه به‌صورت خودکار در کارکرد پرسنل اعمال می‌شود. این یکپارچگی ضمن حذف ورود اطلاعات تکراری، دقت محاسبات کارکرد و حقوق و دستمزد را افزایش داده و از بروز مغایرت‌های اداری جلوگیری می‌کند.

چرا پیاده سازی گردش کار مجوزهای اداری اهمیت دارد؟

پیاده‌سازی گردش کار الکترونیکی مجوزها با هدف تسریع در ثبت، بررسی و تأیید درخواست‌ها،بهبود کنترل‌های مدیریتی و نظارتی و افزایش رضایت کارکنان و مدیران از فرآیندهای اداری، موجب کاهش زمان رسیدگی به درخواست‌ها، حذف تأخیرهای ناشی از گردش کاغذی، افزایش شفافیت در مسئولیت‌ها و امکان پیگیری لحظه‌ای وضعیت درخواست‌ها می‌شود. همچنین ثبت کامل سوابق تصمیمات و تأییدها، مستندسازی فرآیندها و رعایت الزامات کنترلی و نظارتی سازمان را تسهیل می‌کند. این فرآیندها اطمینان حاصل می‌کنند که:

• درخواست‌ها به درستی ثبت و پیگیری شوند: فرقی نمی‌کند درخواست مرخصی باشد، تغییر شیفت، یا ماموریت اداری؛ گردش کار آساگارد همه چیز را منظم می‌کند.
• تصمیم‌گیری‌های مدیریتی تسریع یابد: با تعریف سطوح تایید (مانند تایید مدیر مستقیم، سپس مدیر واحد)، درخواست‌ها به سرعت به دست افراد تصمیم‌گیرنده می‌رسند.
• داده‌ها دقیق و قابل استناد باشند: تمامی مراحل و تاییدها ثبت و بایگانی می‌شوند و در صورت نیاز قابل استعلام هستند.
• منابع انسانی بر فعالیت‌های استراتژیک تمرکز کنند: با اتوماسیون وظایف تکراری و زمان‌بر، کارشناسان منابع انسانی فرصت بیشتری برای تمرکز بر مسائل مهم‌تر مانند توسعه کارکنان و برنامه‌ریزی استراتژیک پیدا می‌کنند.

ویژگی ها و قابلیت های سیستم‌ گردش کار آساگارد:

1. ثبت الکترونیکی انواع درخواست‌ها و مجوزهای اداری
   امکان ثبت انواع درخواست‌ها مانند مرخصی و مأموریت های ساعتی و روزانه، اضافه‌کاری، ورود و خروج فراموش شده، جابجایی در شیفت،اصلاح تردد و سایر مجوزهای اداری از طریق سامانه و بدون نیاز به فرم‌های کاغذی یا مراجعات حضوری فراهم می‌شود.
2. تعریف مراحل تأیید بر اساس ساختار سازمانی
   مراحل بررسی و تأیید درخواست‌ها می‌تواند متناسب با چارت سازمانی، سطوح مدیریتی و مسئولیت‌های هر واحد تعریف شود تا فرآیندها دقیقاً مطابق رویه‌های داخلی سازمان اجرا گردند.
   
3. طراحی فرآیندهای گردش کار مطابق نیاز هر سازمان
   سامانه امکان طراحی و سفارشی‌سازی فرآیندهای تایید به تفکیک مجوزها را بر اساس قوانین، سیاست‌ها و روش‌های اجرایی هر سازمان فراهم می‌کند و محدود به الگوهای از پیش تعریف‌شده نیست.
   
4. تعیین سطوح دسترسی و نقش‌های مختلف کاربران
   برای هر کاربر یا گروه کاربری می‌توان سطح دسترسی مشخصی تعریف کرد تا تنها به اطلاعات، فرم‌ها و عملیات مرتبط با وظایف خود دسترسی داشته باشد و امنیت اطلاعات سازمان حفظ شود.
5. الزام تعیین جانشین برای مجوزهای مورد نظر
   می توان برای مجوزهای مورد نظر مانند مجوز مرخصی روزانه، الزام تعیین جانشین توسط متقاضی را در برنامه تعیین نمود.
6. تعیین ناظر جهت نظارت و کنترل وضعیت تایید مجوزها
   جهت مدیریت و کنترل ترددها در سازمان، بازرسان می توانند از طریق داشبورد نظارتی خود وضعیت کلیه درخواست ها را مشاهده نمایند.
   
7. ثبت تاریخچه کامل اقدامات و تأییدها
   تمامی اقدامات انجام‌شده شامل ثبت، ارجاع، تأیید، رد، توضیحات کاربران و زمان انجام عملیات در سامانه ذخیره می‌شود و امکان پیگیری و مستندسازی کامل فرآیند فراهم می‌گردد.
   
8. امکان تعریف مهلت رسیدگی و هشدار تأخیر در رسیدگی
   برای هر مرحله از فرآیند می‌توان زمان مجاز رسیدگی تعیین کرد و در صورت تأخیر، سامانه به‌صورت خودکار هشدار لازم را به مسئول مربوطه اعلام نماید.
   
9. گزارش‌گیری مدیریتی از وضعیت درخواست‌ها و عملکرد واحدها
   مدیران می‌توانند گزارش‌های تحلیلی و آماری از تعداد درخواست‌ها، زمان رسیدگی، میزان تأخیر، وضعیت تأییدها و عملکرد واحدها و مدیران دریافت کنند و فرآیندها را ارزیابی و بهبود دهند.
10. یکپارچگی کامل با سامانه حضور و غیاب آساگارد و حقوق و دستمزد
    اطلاعات درخواست‌های تأییدشده به‌صورت خودکار در سامانه حضور و غیاب آساگارد اعمال می‌شود تا محاسبات کارکرد، مرخصی، مأموریت و اضافه‌کاری بدون ورود مجدد اطلاعات و با حداکثر دقت انجام شود.
    

سامانه گردش کار مجوزهای اداری با فراهم کردن بستری منعطف برای طراحی و اجرای فرآیندهای اختصاصی سازمان، ضمن افزایش بهره‌وری اداری و کاهش هزینه‌های عملیاتی، کنترل دقیق‌تری بر فرآیندهای منابع انسانی ایجاد کرده و تصمیم‌گیری مدیریتی را تسهیل می‌کند.