سامانه حضور و غیاب آساگارد

چرا مدیریت تردد و حضور غیاب برای سازمان شما حیاتی است؟

سیستم‌های نوین مدیریت حضور و غیاب کارکنان تنها ابزار ثبت ورود و خروج نیستند، بلکه راهکاری هوشمند برای مدیریت زمان، افزایش بهره‌وری و کنترل هزینه‌های سازمان محسوب می‌شوند. مهم‌ترین مزایای این سیستم‌ها عبارت‌اند از:

• افزایش نظم و انضباط سازمانی: ثبت دقیق تردد کارکنان، فرهنگ حضور به‌موقع و مسئولیت‌پذیری را تقویت می‌کند و به ایجاد محیط کاری منظم‌تر کمک می‌نماید.
• دقت در محاسبه حقوق و دستمزد: محاسبه خودکار ساعات کاری، اضافه‌کاری، تأخیر، تعجیل و مرخصی‌ها، خطاهای انسانی را کاهش داده و فرآیند پرداخت را شفاف و قابل اعتماد می‌سازد.
• ارتقای بهره‌وری منابع انسانی: تحلیل الگوهای حضور و غیاب، امکان برنامه‌ریزی بهتر شیفت‌ها، تخصیص بهینه نیروی انسانی و مدیریت مؤثرتر پروژه‌ها را فراهم می‌کند.
• کاهش هزینه‌های پنهان سازمان: جلوگیری از سوءاستفاده‌هایی مانند ثبت تردد توسط دیگران و مدیریت دقیق مرخصی‌ها و مأموریت‌ها، هزینه‌های عملیاتی را به‌طور محسوسی کاهش می‌دهد.
• افزایش امنیت و کنترل هوشمند تردد: تعیین مناطق و بازه های مجاز برای تردد کارکنان، راهکاری یکپارچه برای افزایش امنیت، کنترل دقیق دسترسی‌ها و نظارت مؤثر بر ترددها و رفت‌وآمدهای سازمانی فراهم می کند.
• تصمیم‌گیری مبتنی بر داده‌های واقعی: گزارش‌ها و داشبوردهای مدیریتی دقیق، اطلاعاتی مستند برای ارزیابی عملکرد کارکنان، برنامه‌ریزی بلندمدت و بهبود مستمر فرآیندهای سازمانی در اختیار مدیران قرار می‌دهد.

با بهره‌گیری از یک سیستم حرفه‌ای مدیریت حضور و غیاب، سازمان شما علاوه بر افزایش شفافیت و کنترل، می‌تواند بهره‌وری نیروی انسانی را ارتقا داده و زیرساختی مطمئن برای رشد و توسعه پایدار فراهم کند.

راه‌حل‌های جامع حضور غیاب آساگارد

آساگارد با ارائه راهکارهای جامع مدیریت حضور و غیاب، شامل تجهیزات ثبت تردد، نرم‌افزار هوشمند حضور و غیاب، طراحی فرآیندهای مورد نظر جهت گردش کار مرخصی و مأموریت و سایر مجوزهای اداری مطابق نیاز سازمان، گزارش‌های مدیریتی و یکپارچگی با سیستم حقوق و دستمزد، تمامی نیازهای سازمان در حوزه مدیریت حضور غیاب کارکنان را به‌صورت یکپارچه پوشش می‌دهد:

• تجهیزات ثبت تردد

تجهیزات ثبت تردد نقطه آغاز مدیریت حضور و غیاب بوده و وظیفه ثبت دقیق ورود و خروج کارکنان را بر عهده دارند. این تجهیزات با فناوری‌های متنوعی ارائه می‌شوند تا متناسب با سطح امنیت و شرایط سازمان انتخاب شوند.

امکانات متداول:

• تشخیص چهره
• اثر انگشت
• کارت RFID / Mifare
• رمز عبور یا QR Code
• ذخیره اطلاعات در زمان قطع شبکه و ارسال خودکار پس از اتصال

• ثبت تردد موبایلی و مبتنی بر موقعیت جغرافیایی

برای سازمان‌هایی که کارکنان دورکار، مأمور یا میدانی دارند، امکان ثبت تردد و حضور در محل از طریق تلفن همراه فراهم می‌شود.

امکانات:

• ثبت ورود و خروج با GPS
• محدودسازی ثبت تردد به محدوده جغرافیایی مشخص
• ثبت عکس سلفی و روش احراز هویت در هنگام ثبت تردد
• امکان تایید مدیر برای ثبت تردد در سامانه
• تعیین بازه زمانی مجاز برای ثبت حضور
• نمایش موقعیت ثبت تردد روی نقشه

• نرم افزار  مدیریت تردد و حضور غیاب

این نرم‌افزار مرکز کنترل سامانه است و تمام اطلاعات تردد پرسنل را دریافت، پردازش و مدیریت می‌کند. مدیران و سرپرستان سازمان از طریق آن می توانند وضعیت حضور کارکنان را به‌صورت لحظه‌ای مشاهده می‌کنند.

امکانات:

• تعریف ساختار سازمانی، واحدها و پرسنل
• تعریف شیفت‌های ثابت، چرخشی و شناور
• تعریف تقویم کاری، تعطیلات رسمی و تعطیلات اختصاصی
• تعریف تقویم فردی و تخصیص شیفت و تعطیلات
• مدیریت مرخصی، مأموریت، اضافه‌کاری و اصلاح تردد
• مشاهده آنلاین وضعیت حضور کارکنان
• تخصیص شیفت بصورت هوشمند
• ثبت کلیه فعالیت ها و تغییرات کاربران
• طراحی و تولید گزارش‌های اختصاصی مورد نیاز سازمان از طریق گزارش ساز
• تعریف گروه های دسترسی منعطف برای کاربران و مدیریت نشست کاربران
• تبادل اطلاعات با سیستم های حقوق و دستمزد

• موتور محاسبات کارکرد

موتور محاسبات، قوانین حضور و غیاب سازمان را اجرا کرده و کارکرد واقعی هر پرسنل را محاسبه می‌کند.

موارد قابل محاسبه:

• ساعات موظفی و کارکرد عادی
• اضافه‌کاری های مجاز و نامجاز و تعطیل کاری
• تأخیر، تعجیل و کسرکار
• شب‌کاری و نوبتکاری
• مأموریت ها و مرخصی های روزانه و ساعتی
• افزایش اتوماتیک طلب مرخصی و محاسبه مانده مرخصی
• مدیریت مانده مرخصی و انتقال آن
• امکان کدنویسی برای موارد محاسباتی مورد نظر

• کنترل دسترسی و امنیت تردد

در بسیاری از سازمان‌ها، حضور و غیاب با کنترل دسترسی ترکیب می‌شود تا فقط افراد مجاز در بازه های زمانی تعیین شده بتوانند وارد بخش‌های مشخص شوند.

امکانات:

• تعیین مناطق مجاز برای تردد پرسنل
• کنترل درب‌ها، گیت‌ها و پارکینگ
• ثبت کامل سوابق تردد
• هشدار ورود غیرمجاز
• مشاهده لحظه‌ای موقعیت ثبت تردد کارکنان بر بستر نقشه

• گزارش‌ها و داشبوردهای مدیریتی

این سامانه، مجموعه‌ای از گزارش‌های آماری، تحلیلی و عملیاتی را در اختیار مدیران سازمان قرار می‌دهد. همچنین علاوه بر گزارش‌های آماده، سامانه دارای گزارش‌ساز پیشرفته است که به مدیران و کاربران مجاز امکان می‌دهد بدون نیاز به دانش برنامه‌نویسی، گزارش‌های اختصاصی مورد نیاز سازمان را طراحی و تولید کنند.

نمونه گزارش‌ها:

• گزارشات کارکرد روزانه و ماهانه با اقلام کارکردی و فیلترهای مورد نظر
• گزارشات سالانه
• گزارشات مجوزهای روزانه و ساعتی
• گزارشات مرخصی و مانده مرخصی
• گزارشات فعالیت ها و تغییرات کاربران
• داشبورد آماری و نمودارهای مدیریتی

• طراحی فرآیندهای گردش کار درخواست‌ها مطابق نیاز سازمان

درخواست‌های کارکنان به‌صورت الکترونیکی ثبت و مطابق فرآیند طراحی شده برای تأیید به مدیران مربوطه ارسال می‌شود.

امکانات:

• ثبت درخواست توسط پرسنل
• تعیین مجوزهای مورد نظر جهت ثبت درخواست
• طراحی فرآیند گردش کار و تایید مجوز مطابق نیاز سازمان
• تعیین مهلت تایید و اقدام پس از مهلت
• تعیین حدود اختیارات مدیران و سرپرستان
• اعمال خودکار مجوز تایید شده در کارکرد پرسنل پس از تایید مدیر یا مدیران مربوطه
• گزارشات آماری و تحلیلی از درخواستها و مجوزها برای مدیران و سرپرستان

• خدمات پشتیبانی و نگهداری

موفقیت پروژه تنها به خرید تجهیزات وابسته نیست، نصب،آموزش و راه‌اندازی صحیح به همراه پشتیبانی مستمر اهمیت زیادی دارد.

خدمات قابل ارائه:

• برگزاری جلسات معرفی محصول و نیازسنجی
• نصب و راه‌اندازی
• آموزش راهبری سامانه به مدیران سامانه
• پشتیبانی حضوری و آنلاین
• نگهداری دوره‌ای و به‌روزرسانی نرم‌افزار